Mi­tä siir­ty­mi­ses­sä hybri­di­työ­hön on huo­mioi­ta­va?

Hybridityöllä tarkoitetaan monipaikkaista työtä, jota tehdään säännöllisesti sekä työpaikalla että sen ulkopuolella, esimerkiksi kotona. Hybridityön keskeisiä tavoitteita ovat mahdollisimman tehokas eri työntekomuotojen ja -paikkojen yhdistely, työn ja vapaa-ajan entistä parempi yhteensovittaminen, kasvava työtyytyväisyys ja työntekijöiden tuottavuus sekä säästöt muun muassa toimitilakustannuksista. Hyvät hybridityön pelisäännöt luovat raamit työskentelylle, mutta eivät rajoita työskentelyä liikaa. Hybridityön pelisäännöt ja työsopimukset on syytä rakentaa hybridityön lähtökohdista. On tärkeää, ettei hybridityön mallia pilata liian rajoittavilla säännöillä.

Miten selviytyä siirtymästä uuteen hybridityönteon malliin?

Useimpien yritysten tavoitteena on löytää organisaation toiminnan kannalta optimaalinen tapa siirtyä hybridimalliin säilyttäen organisaatiossa työrauha ja varmistaen töiden sujuminen. On hyvä kuunnella henkilöstön odotuksia ja toiveita, sillä ne sivuuttamalla helposti kadotetaan hybridityön edut.

Ennen päätöksentekoa uudesta työnteon mallista henkilöstön, esimiesten ja johdon tulisi keskustella huolellisesti yritykselle sopivista toimintatavoista. Hybridityön johtaminen, yhteistyö, käytännöt ja niitä tukevat pelisäännöt ja sopimukset on syytä rakentaa odotukset huomioiden monipaikkaisuuden lähtökohdasta. Keskijohdolla on tärkeää näkemystä siitä, miten asiat ovat sujuneet ja miten asioita tulisi kehittää. Ylimmän johdon on syytä olla hereillä ja tiedostaa asiaan liittyvät erilaiset näkökulmat. Linjaukset tulisi nähdä organisaation yleisen tason ohjauksena ja tarkemmat pelisäännöt pitäisi pystyä luomaan yksikkö- tai tiimitasolla.

Hybridimallin perusperiaatteet

Jo hybridimalli terminä pitää sisällään haasteen, sillä termissä pyritään yhdistelemään etätyötä ja toimistotyötä. Työ on monipaikkaista. Osa henkilöstöstä saattaa tehdä myös liikkuvaa työtä. Hybridityön johtaminen, yhteistyö, käytännöt ja niitä tukevat pelisäännöt ja sopimukset pitäisi rakentaa monipaikkaisuuden lähtökohdasta. Hybridimallissa tarvitaan hyviä etäjohtamisen ja tiimityöskentelyn taitoja. Tärkeää on, että kaikki organisaatiossa ymmärtävät, mitä hybridimallissa työskentely edellyttää ja miten yhteisöllisyyden säilymisestä huolehditaan.

Pelisääntöjen luominen hybridityöhön

Hybridityön pelisääntöjen tulisi ottaa kantaa muihinkin kysymyksiin kuin pelkkään etätyöhön, jota koskevat ohjeet tulee sisällyttää myös hybridityön pelisääntöihin. Hybridityön pelisäännöissä on huomioitava myös esimerkiksi, millaisia yhteistyö- ja palaverikäytäntöjä tarvitaan monipaikkaisesti työskenneltäessä. Lyhyt muistilista hybridityön pelisääntöjen luomiseen on:

• arvioi etä- ja monipaikkatyön nykytila
• määrittele etä- ja monipaikkatyön haluttu taso
• selvitä henkilöstön odotukset
• määrittele avainkysymykset sopivien pelisääntöjen näkökulmasta
• selvitä tilanteeseen liittyvät oikeudelliset riskit ja oikeat menettely- ja toteuttamistavat
• käytä tarvittaessa asiantuntijoita
• osallista henkilöstöä ja esihenkilöitä pelisääntöjen laatimiseen
• viesti uudet pelisäännöt ja varmista niiden mukaan toimiminen

Mitä etätyön osalta on hybridimallissa huomioitava?

Etätyö on pääsääntöisesti mahdollista, jos työn luonne tai muu tekijä mahdollistaa sen tekemisen. Työnantajalla on oikeus linjata, missä varsinainen työntekemisen paikka on. Etätyöntekijä on velvollinen tekemään samat tehtävät kuin varsinaisella työntekemisen paikalla työskennellessä, ellei toisin ole sovittu, ja etätyössä käytetään samoja työaikaan liittyviä periaatteita ja sopimuksia, kuin muutoinkin.

Tapaturmariskit korostuvat etätyössä, sillä tapaturmavakuutuslain mukaan korvattava vahinko on rajattu vain välittömästi työhön liittyvään toimintaan, eivätkä ruokatauko tai muut tauot kuulu pakollisen turvan piiriin. Vakuutusturvan osalta on syytä pohtia, tarvitseeko turvaa täydentää esimerkiksi ylimääräisellä etätyövakuutuksella.

Myös tietoturva- ja salassapitovelvollisuudet korostuvat etätyössä. Etätyön tekemiseen sovelletaan työnantajan voimassa olevia tietohallinto-, tietosuoja- ja tietoturvaohjeita.

Etätyön osalta on syytä laatia etätyöohjeistus, jossa on hyvä huomioida muun muassa:

• mitkä tehtävät ovat etätyön piirissä, etätyön kesto sekä milloin etätyö on mahdollista ja milloin ei
• sallitut etätyöpaikat
• etätyön ilmoittamismenettely ja työnantajan mahdollinen oikeus myöntää tai evätä etätyöpäiviä
• työaikaan liittyvät asiat sekä työntekijän tavoitettavuus
• työn tulosten seuranta ja raportointi
• työvälineet ja niiden mahdollinen korvattavuus
• työsuojeluun ja tietoturvaan liittyvät asiat
• työnantajan järjestämät työterveyspalvelut sekä sairauspoissaolokäytännöt
• vakuutusturva
• matkustamiseen liittyvät säännöt, sekä
• työnantajan oikeus muuttaa ohjeita.

Erillinen etätyösopimus on suositeltavaa tehdä ainakin silloin, kun työ tehdään ulkomailla.

Hybridityöstä aiheutuvat muutokset työsuhteen ehtoihin

Toimivien hybridityön pelisääntöjen laatiminen saattaa edellyttää muutoksia työntekijöiden työsuhteiden ehtoihin. Muutoksista työsuhteen ehtoihin voidaan sopia työnantajan ja työntekijän kesken. Työnantaja voi toteuttaa tiettyjä pienehköjä muutoksia työsuhteissa myös yksipuolisesti työnjohto-oikeutensa rajoissa. Työnantaja voi muuttaa ehtoja merkittävämmin irtisanomismenettelyä noudattaen joko yksittäisen työntekijän kanssa käytävissä neuvotteluissa tai vähintään 20 henkilöä työllistävissä yrityksissä osana laajempia yhteistoimintaneuvotteluita. Oikea menettelytapa kannattaa selvittää huolellisesti, sillä puutteellisesti tai virheellisesti toteutetun muutosprosessin riskejä ovat maineriskien lisäksi muun muassa väitteet sopimusrikkomuksista tai yhteistoimintalain rikkomuksista sanktioineen.

Lopuksi

Konsultoimme asiakkaitamme hybridityöhön ja etätyöhön liittyvien muutostarpeiden kartoittamisessa sekä asiakkaidemme tarpeisiin parhaiten sopivan lähestymistavan valinnassa ja toteuttamisessa. Avustamme myös muutoksia koskevissa neuvotteluissa ja asiakirjojen laadinnassa sekä mahdollisten erimielisyyksien ratkaisemisessa.

Kirjoittaja:

Lauri Pyökäri

Varatuomari

lauri.pyokari@leckle.fi