Se­los­te kä­sit­te­ly­toi­mis­ta

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) asettaa rekisterinpitäjille osoitusvelvollisuuden. Se tarkoittaa sitä, että rekisterinpitäjän on kyettävä osoittamaan noudattavansa tietosuojalainsäädäntöä.

Keskeinen asiakirja osoitusvelvollisuuden toteuttamiseksi on seloste käsittelytoimista, joka toimii apuvälineenä organisaation suorittaman henkilötietojen käsittelyn hahmottamisessa. Seloste käsittelytoimista on lähtökohtaisesti tarkoitettu ainoastaan organisaation sisäiseen käyttöön, mutta se on pyynnöstä luovutettava valvontaviranomaiselle käsittelytoimien lainmukaisuuden arvioimiseksi. Siksi se on syytä laatia huolella.

GDPR velvoittaa ylläpitämään selostetta käsittelytoimista, mikäli jokin seuraavista kriteereistä täyttyy:

• organisaatiossa työskentelee yli 250 työntekijää;
• organisaation suorittama henkilötietojen käsittely aiheuttaa todennäköisesti riskin rekisteröidyn oikeuksille tai vapauksille;
• organisaation suorittama henkilötietojen käsittely ei ole satunnaista; tai
• organisaation käsittelemät henkilötiedot sisältävät erityisiä tietoryhmiä, esimerkiksi terveystietoja, tai rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja.

Käytännössä kaikki organisaatiot käsittelevät vähintään työntekijöidensä ja asiakkaidensa tai yritysasiakkaidensa yhteyshenkilöiden henkilötietoja. Seloste käsittelytoimista on siten laadittava vähintään näihin liittyvien käsittelytoimien osalta. Organisaation suorittamien käsittelytoimien dokumentointi selosteeseen käsittelytoimista kokonaisuudessaan on hyödyllistä myös tilanteessa, jossa lainsäädäntö ei siihen suoraan velvoita.

Selosteen käsittelytoimista laatiminen voi tuntua haastavalta prosessilta. Lecklén asiantuntijat auttavat mielellään. Aloitamme dokumentaation laatimisen tutustumalla yrityksenne toimintaan ja kartoittamalla suorittamanne henkilötietojen käsittelyn kokonaisuudessaan – näin voimme varmistaa dokumentaation vaatimustenmukaisuuden.

Hinta:

Annamme selosteen käsittelytoimista laatimisesta hinta-arvion sen jälkeen, kun henkilötietojen käsittelyn laajuus ja luonne on tiedossa.