Ke­hi­tys­kes­kus­te­lut – Hum­puu­kia vai huo­len­pi­toa?

”Ihan turhia höpöhöpö hetkiä! Työaikaa vain kuluu turhaan hukkaan”

Oletko sinäkin kuullut tämän kuvauksen kehityskeskusteluista? Toinen vaihtoehtoinen tapa on kuvailla kehityskeskusteluita ”rasti ruutuun” -kuulusteluhetkiksi, joista ei jää mitään käteen, eikä seuraa yhtään mitään - pakollinen paha, joka on hoidettava pois alta kerran vuodessa, jotta saadaan rasti ruutuun siitä, että keskustelut on käyty. Ymmärrän, että näin ihmiset oikeasti asian kokevat ja harmittelen joka kerta, että näin hyvä mahdollisuus keskusteluun, palautteen antamiseen, viestimiseen ja tiedon keräämiseen heitetään hukkaan niin monessa yrityksessä. Joissain yrityksissä koko käytäntö on tarpeettomana lopetettu, koska kun ei kysytä, niin ongelmia ei ole.

Mikä on kehityskeskusteluiden tarkoitus?

”Mutta kyllähän me päivittäin jutellaan käytävällä tai kahvihuoneessa!”

Mahtavaa, niin pitääkin! Jokapäiväinen kanssakäyminen ja kuulumisten vaihtaminen on äärimmäisen tärkeää, mutta nämä keskustelut eivät korvaa kehityskeskusteluita, eivätkä kehityskeskustelut poissulje jokapäiväisiä keskusteluhetkiä. Kehityskeskustelun tarkoitus on erilainen kuin jokapäiväisillä keskusteluilla – kehityskeskusteluiden aikana minimoidaan häiriötekijät ja keskitytään kuuntelemaan ja kuulemaan. Luin Heli Clottes Heikkilän artikkelia, jonka Työterveyslaitos on julkaissut 8.11.2022. Heikkilä on hyvin samoilla linjoilla kanssani ja toteaa: ”arkinen ajatustenvaihto liittyy usein tietyn tehtävän hoitamiseen tai tulipalojen sammutteluun. Kehityskeskustelu on eri tason keskustelu. Sen äärelle oikeasti pysähdytään. Katse nostetaan horisonttiin ja pohditaan pidemmän ajan kehityslinjoja.” Kehityskeskusteluiden aikana jätetään kaikki työarjen tohina hetkeksi sivuun ja katsotaan isompaa kuvaa – puhutaan tavoitteista, kehityksestä, huolista ja onnistumisista.
HR-asiantuntijana olen sitä mieltä, että säännöllistä keskustelua ja vuoropuhelua pitää ehdottomasti käydä, oli se sitten lain määräämää tai vapaaehtoista. Keskusteluiden avulla työnantaja pysyy kartalla työntekijän työssä suoriutumisesta, työmotivaatiosta, työhyvinvoinnista sekä huolista ja haasteista ja samalla laajemmin koko tiimin tai henkilöstön suoriutumisesta ja voinnista. Työntekijälle keskustelut luovat mahdollisuuden palautteen saamiseen ja antamiseen sekä oman työnsä tarkoituksen ja tavoitteiden ymmärtämiseen. Kehityskeskusteluiden keskiössä on työntekijän kehitys – kehittyminen työtehtävissä, työtehtävien kehittäminen, omat mielenkiinnon aiheet kehittymisen ja kehittämisen suhteen sekä tietenkin pidempiaikainen kehityssuunnitelma ja tulevaisuuden visiot.

”Kehityskeskustelut ovat turhia, kun niissä puhutaan aina samoista asioista vuodesta toiseen!”

Näinhän asian ei tarvitse olla. Kehityskeskusteluiden aikana on hyvä palata siihen, mistä viimeksi keskusteltiin ja näin voidaan nähdä miten asiat ovat muuttuneet. Voi olla jopa vaikea muistaa mitkä asiat ovat olleet pinnalla vuosi tai puoli vuotta sitten. Joskus kuitenkin keskusteluissa nousee esiin teemoja, jotka toistuvat ja kiinnittävät näin esihenkilön huomion. Keskusteluun kannattaa myös ottaa mukaan ajankohtaisia aiheita, esimerkiksi jos yrityksessä on otettu uusia järjestelmiä käyttöön, tiimeissä on tapahtunut muutoksia tai meneillään on muutos- tai kehitysprojekteja. Näin saadaan ajantasaista tietoa ihmisten ajatuksista ja asenteista muutosta kohtaan.

Onko aika ajanut kehityskeskusteluiden ohi?

”Me olemme moderni yritys ja kehityskeskustelut ovat menneen ajan kaikuja”

Kehityskeskustelukäytänteet ovat yrityksissä hyvin kirjavia. Joissain yrityksissä keskusteluita ei käydä (vielä tai enää) ollenkaan, kun taas toisessa ääripäässä ovat yritykset, joissa on todettu, että puolivuosittaiset keskustelut eivät riitä, vaan keskusteluhetkiä tarvitaan paljon useammin. Tällaisissa yrityksissä saatetaan pitää isompien kehityskeskusteluiden lisäksi esimerkiksi kuukausittaisia lyhyempiä one-to-one-keskusteluita.

Siitä miten keskustelut toteutetaan, päättää jokainen yritys itse. On aivan turhaa rakentaa yritykseen kehityskeskustelukäytänteitä hienon mallin mukaan, jos ne eivät palvele yrityksen tarpeita. Oma työskentelyotteeni on hyvin käytännönläheinen ja tässäkin asiassa veisin ajatukset käytännön tasolle – minkälaisiin käytänteisiin voimme sitoutua ja minkälainen käytäntö sopii juuri meidän yrityksellemme? Keskustelua ja vuoropuhelua tulee käydä, mutta keskustelukäytäntö tulisi räätälöidä aina yrityksen tarpeisiin. Mikäli kehityskeskusteluista ei ole yrityksessä mitään kokemusta, on hyvä käydä läpi olemassa olevia malleja, mutta haastan yrityksiä aina miettimään asiaa myös luovemmin. Tärkeintä on, että keskusteluista saadaan merkityksellisiä ja hyödyllisiä toteutuksen ja sisällön huolellisella suunnittelulla.

Miten luodaan kehityskeskusteluun vaikuttavuutta?

”Miksi käydä kehityskeskusteluita, kun niistä ei kuitenkaan seuraa mitään?”

Vaikka annan yrityksille vapaat kädet ideoida heille sopivaa keskustelumallia, pidän muutamaa asiaa aivan ehdottoman tärkeinä. Keskustelut pitää ensinnäkin kalenteroida valmiiksi - sekä esihenkilöiden että työntekijöiden on hyvä nähdä ne vuosisuunnitelmassa, jolloin tiedetään, että ne varmasti toteutuvat. Keskustelut pitää myös aina järjestää niin, että niille on varattu tarpeeksi pitkä aika ja tarpeeksi rauhallinen tila. Lisäksi keskustelut käydään ”kännykkä äänettömällä”, jotta mikään ei häiritse keskusteluhetkeä. Tämä juuri erottaa kehityskeskustelut mahdollisista jokapäiväisistä juttuhetkistä, jotka hoidetaan käytävässä tai kahvihuoneessa ja jotka saattavat keskeytyä useaan otteeseen. Kehityskeskustelulle luo rauhaa se, että keskusteluhetken ”hygieniasta” huolehditaan jo etukäteen.

On myös tärkeää, että kehityskeskusteluihin valmistautuvat sekä esihenkilö että työntekijä. Tästä syystä kehityskeskustelut tulisi kalenteroida hyvissä ajoin, jotta valmistautumiseen jää aikaa. Työntekijälle tulisi antaa tieto kehityskeskustelun aikana läpikäytävistä teemoista ja monissa yrityksissä työntekijät saavat myös ennen keskustelua täytettäväksi kyselyn, jonka pohjalta keskustelua käydään. Esihenkilö valmistautuu käymällä läpi aikaisemman kehityskeskustelun muistiinpanot ja pohtii ja kirjaa ylös palautetta työntekijälle hänen suoriutumisestaan ja tavoitteiden saavuttamisesta sekä pohtii valmiiksi seuraavaksi asetettavia tavoitteita esihenkilön näkökulmasta.

Kehityskeskustelu on hyödyllinen myös vain, jos asiat kirjataan ylös ja niihin palataan sovitusti myöhemmin. Näin sovitut asiat tulee molemmin puolin hoidettua ja edistymistä voidaan seurata ja mahdollisesti tavoitteisiin ja suunnitelmiin tehdä korjauksia tai täsmennyksiä matkan varrella. Todella hyväkin keskustelu vesittyy, jos sovittu jää tekemättä eikä kukaan oikeastaan enää edes muista mistä kaikesta keskusteltiin ja sovittiin.

”Mielestäni ongelmat on parempi hoitaa saman tien!”

Aivan ehdottomasti! Ongelmat tulee hoitaa silloin kuin ongelmia ilmenee ja asioihin tulee puuttua oikea-aikaisesti, oli tilanne kehityskeskusteluiden kanssa millainen tahansa! On myös hyvin epärealistista ajatella, että yksi keskustelu kerran puolessa vuodessa tai vuodessa ratkaisee kaikki asiat. ”Jos kerran vuodessa käytävän keskustelun uskotaan ratkaisevan kaiken, ajatus ei ole kovin realistinen. Vuoropuhelun paikkoja pitää löytyä pitkin vuotta.” toteaa myös Clottes Heikkilä artikkelissaan.

”Kehityskeskusteluthan ovat vain peitenimi palkkaneuvotteluille!”

Kehityskeskustelu ei ole yhtä kuin palkkaneuvottelu, mutta palkasta tai palkitsemisesta voidaan toki käydä keskustelua yhtenä osana kehityskeskustelua tai palkkakeskustelulle voidaan sopia kehityskeskustelussa oma palaveri, mikäli yrityksellä ei ole vakinaistettua aikaa palkkojen tarkistukselle.

Kehityskeskusteluissa on aina hyvä olla runko, jota keskustelu seuraa. On hyvä kuitenkin muistaa, että keskustelurunko tai mahdollinen ennakkokysely ovat vain pohjana keskustelun aiheille. Kehityskeskustelun aikana pääpaino on keskustelulla, eikä keskustelurungon tai ennakkokyselyn läpikäynnillä.

HR-asiantuntijana kantani on se, että kehityskeskustelut ovat hyvä johtamisen ja esihenkilötyön työkalu ja huolenpitoa – mitä mieltä sinä olet?

Mikäli kehityskeskusteluprosessin tai muiden HR-prosessien rakentaminen tai päivittäminen ovat yrityksessänne ajankohtaisia, meiltä löydät apua sekä sparrailuun että konkreettisiin toimiin.

Kaisa Koljonen 
HR-konsultti