Muu­tos­ky­vyk­kyyt­tä ra­ken­ne­taan en­nen kuin si­tä tar­vi­taan

Muutoskyvykkyydestä puhutaan usein silloin, kun muutos on jo ovella.

Strategia vaihtuu. Organisaatio järjestäytyy uudelleen. Yritykset yhdistyvät. Kustannuksia pitää sopeuttaa. Muuttuva maailma haastaa kehittämään totuttuja toimintatapoja.
Silloin katse kääntyy helposti ihmisiin: miten saisimme henkilöstön sitoutumaan muutokseen? Miten vahvistaisimme resilienssiä? Miten auttaisimme ihmisiä sietämään epävarmuutta paremmin?

Minusta meidän pitäisi kysyä ensin jotain muuta:

Millaiset edellytykset organisaatio on rakentanut muutoksessa onnistumiselle jo ennen kuin muutosta tarvitaan?

Muutoskyvykkyys ei ole vain yksilön kykyä kestää enemmän muutoksia, vaan organisaation kokonaisvaltaista kykyä oppia, kehittyä ja uudistua myös silloin, kun tulevaisuutta ei vielä täysin tunneta tai hallita. Ja juuri siksi sitä pitäisi rakentaa silloin, kun ympärillä ei vielä myrskyä.
Asiakkaidemme kanssa olemme jäsentäneet muutoskyvykkyyttä erityisesti kolmen teeman kautta: johtamisen, oppimisen rakenteiden ja ilmapiirin. Yhdessä ne luovat ympäristön, jossa muutoksessa onnistuminen ei jää vain yksilön resilienssin varaan.

1. Epävarmuutta ei voi poistaa, mutta siitä voi tehdä hallittavampaa

Johtajalla on muutoksessa vaikea tehtävä. Pitäisi luoda selkeyttä tilanteessa, jossa kaikkia vastauksia ei vielä ole. Johtajan ei kuitenkaan tarvitse teeskennellä tietävänsä kaikkea.
Hallinnan tunnetta voi lähteä rakentamaan kolmen yksinkertaisen kysymyksen kautta:
Mihin olemme menossa? Miksi menemme sinne? Mitä tapahtuu seuraavaksi?
Iso muutos pitää palastella ymmärrettäviksi kokonaisuuksiksi ja eteneminen tehdä näkyväksi. Aina koko polkua ei kuitenkaan voi suunnitella etukäteen. Joskus riittää, että suunta on kirkas ja seuraava askel riittävän selkeä.
Yksi johtamisen tärkeimmistä tehtävistä jatkuvasti muuttuvassa ajassa on luoda toivoa ilman, että luvataan varmuutta.

2. Rakenteet muuttavat yksilöiden oppimisen organisaation oppimiseksi

Organisaatioissa opitaan joka päivä.
Asiakasprojektissa huomataan, mikä toimi. Myynnissä opitaan jotain asiakkaiden muuttuvista tarpeista. Tiimi tekee virheen, jota muiden ei kannattaisi toistaa. Joku havaitsee kentällä hiljaisen signaalin, jolla voi myöhemmin olla suuri merkitys.
Mutta se, että ihmiset oppivat, ei vielä tarkoita, että organisaatio oppii. Oppimiselle pitää tehdä tilaa myös rakenteissa.
Se voi tarkoittaa hyvin yksinkertaisia asioita: projektien jälkeisiä keskusteluja siitä, mitä opimme, tavoitteiden säännöllistä tarkastelua, havaintojen jakamista tiimien välillä tai aikaa pysähtyä sen äärelle, mitä toimintaympäristössä on muuttumassa.
Näin yhden ihmisen havainto ei jää vain hänen omakseen. Parhaimmillaan se muuttaa tiimin toimintaa, päätöksiä tai jopa organisaation suuntaa.
Oleellista ei ehkä ole se, mikä yksittäinen käytäntö valitaan. Oleellista on, ettei oppiminen jää sattuman varaan.

3. Muutoskyvykkyys tarvitsee tilaa keskeneräisyydelle

Rakenteet ja hyvä johtaminen eivät kuitenkaan yksin riitä, jos organisaatiossa ei uskalleta tuoda esiin keskeneräisiä ajatuksia, kysymyksiä tai eriäviä näkemyksiä.
Tarvitaan uskallusta sanoa: en tiedä vielä.
Tai kysyä: entä jos olemme ajatelleet tämän väärin?
Muutoskyvykäs organisaatio tarvitsee tilaa havainnoille, kysymyksille ja puolittaisillekin ajatuksille. Kaikkea ei tarvitse tietää tai osata perustella valmiiksi ennen kuin sen uskaltaa sanoa ääneen.
Arkeen tarvitaan myös hetkiä, joissa kaikkea aikaa ja ajattelua ei ole sidottu suorittamiseen – jotta keskeneräinenkin ajatus voi keskustelussa kasvaa joksikin uudeksi.
Jos emme tavallisessa arjessa pysähdy oppimaan, puhu keskeneräisestä tai jätä tilaa havainnoinnille, emme todennäköisesti ala tehdä sitä myöskään silloin, kun paine kasvaa ja vanhat vastaukset eivät enää riitä.

Tätäkin kyvykkyyttä rakennetaan ennen kuin sitä tarvitaan.
Entä jos muutos ei olekaan poikkeustila?
Ehkä meidän pitäisikin puhua yksittäisten muutosten läpiviennin sijaan enemmän organisaatioiden kyvystä elää muutoksessa. Se rakentuu tavallisessa arjessa.
Johtamisesta, joka luo suuntaa epävarmuuden keskelle.
Rakenteista, jotka muuttavat yksilöiden havainnot yhteiseksi oppimiseksi.
Ilmapiiristä, jossa uskalletaan kysyä, kokeilla ja tarvittaessa muuttaa omaa ajattelua.

Muutoskyvykäs organisaatio ei siis ole sellainen, jossa ihmiset vain kestävät enemmän muutosta. Kyky muuttua on osa organisaation normaalia tapaa toimia, oppia ja saada asioita aikaan – myös epävarmuuden keskellä.

Se on organisaatio, joka osaa oppia, ratkaista, onnistua ja uudistua myös silloin, kun seuraavaa askelta pidemmälle ei vielä nähdä.
Siksi muutoskyvykkyyttä ei kannata alkaa rakentaa vasta seuraavan muutoksen käynnistyessä.
Sitä rakennetaan tämän päivän johtamisessa, rakenteissa ja ilmapiirissä – ennen kuin sitä tarvitaan.

Anni Alamettälä
HR-konsultti